Teie isikuandmeid kasutame asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui olete saatnud meile kaebuse/vaide, mille läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.

 

Kaebust/vaiet ja selle läbivaatamise materjale võime kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Statistikat ja kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma nimedeta.

 

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

• e-posti teel (reeglina me e-kirju ei krüpteeri),

• posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal);

• faksi teel (erandjuhul isiku soovil).

Kasutame kättetoimetamisel eelkõige aadressandmeid, mida menetlusosaline on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Samuti kasutame isikuametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.ee, registrikood@eesti.ee).

 

Kui dokumentide kättetoimetamine ei õnnestu, palume politseilt või välisesinduselt ametiabi. Samuti võime avaldada ettekirjutuse või vaideotsuse resolutiivosa üleriigilise levikuga ajalehes või seaduses sätestatud juhtudel ametlikus väljaandes Ametlikud Teadaanded. Resolutiivosa on haldusakti see osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema. Kui resolutiivosa avaldamine võib liigselt riivata Teie kui kaebuse/vaide esitaja eraelu, küsime enne avaldamist Teie seisukohta.

 

Kaebuste/vaiete andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie avalikus dokumendiregistris. Sealt on dokumendi saatja esitatud anonüümsena. Dokumendi pealkirjaks näitame internetis vastavalt „Kaebus" või „Vaie". Täpsem pealkiri on näha üksnes asutuse-siseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse sageli tundlikel teemadel.

 

Kaebused/vaided ja sellealane kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab sellega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

 

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitame viis aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele.

 

Seadus lubab meil kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Seda õigust kasutame üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.